KONGRE KATILIM FORMU AYDINLATMA BEYANI
1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ
SERENAS Uluslararası Turizm Kongre Organizasyon A.Ş. (“Serenas Group”) olarak kişisel verilerinizin korunmasına önem veriyor ve veri sorumlusu ve veri işleyen
sıfatlarımızın
bilinciyle tüm kişisel veri işleme süreçlerimizde hukuka uygun hareket etmeye özen gösteriyoruz. Bu kapsamda, kongre organizasyon hizmetlerimiz nezdinde kişisel
verilerinizin
her koşulda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine uyulmak suretiyle işlendiğini bildirir, kişisel verilerinizi işleme
faaliyetlerimize
dair sizleri bilgilendirmek isteriz.
2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ VE İŞLEME AMAÇLARIMIZ
Şirketimizin kongre organizasyonları ve bağlı faaliyetleri kapsamında katılımcılarımızın birtakım kişisel verileri toplanmakta ve işlenmektedir. Bu doğrultuda, kongre
organizasyonunun adına düzenlendiği dernek ve/veya sponsor firmalar tarafından iletilen veya ilgili formu doldurarak paylaşmış olduğunuz;
- Adınız, soyadınız, cinsiyetiniz, doğum tarihiniz, T.C. kimlik numaranız/pasaport numaranızdan oluşan kimlik verileriniz,
- Telefon numaranız, e-posta adresiniz ve adresinizden oluşan iletişim verileriniz,
- Pozisyon/unvanınız, mezuniyet bilgileriniz ve uzmanlık alanınızdan oluşan mesleki deneyim verileriniz,
- Konaklanan otel, şehir, konaklanan tarihler, oda, kişi sayısı ve ilgili ek bilgilerden oluşan konaklama verileriniz,
- Transfer talebi, ulaşım şekli, bilet bilgileri, transfer tarih ve saatleri ile alınış ve bırakılış lokasyonlarından oluşan seyahat verileriniz,
- Konaklama ve transfer bedelleri ve ödeme türüne ilişkin finans verileriniz,
- Kongre katılım verileriniz,
- HES kodunuzdan oluşan sağlık verileriniz
Operasyon ve etkinlik yönetimi, mal ve hizmet operasyon süreçlerinin yürütülmesi, müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi, firma hizmetlerine bağlılık
süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi ve yetkili kişi kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla
tarafımızca veri sorumlusu ve veri işleyen sıfatlarıyla toplanmakta, saklanmakta ve işlenmektedir.
3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ
Kişisel verileriniz Serenas Group tarafından kongre organizasyonu düzenlenen dernek ve/veya sponsor firmalar tarafından iletilmesi ve/veya tarafınızca doldurulan kongre
katılım
formları aracılığıyla fiziki ve elektronik ortamlarda toplanmakta olup, kanunlarda açıkça görülmesi, sözleşmenin ifası için zorunlu olması, veri sorumlusunun hukuki
yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması sebepleriyle işlenmektedir. Özel nitelikli kişisel
verileriniz
ise açık rızanız dahilinde işlenecektir.
4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILMASI
Yukarıda ayrıntılı belirtilen kişisel verileriniz, tarafımızca veri sorumlusu kuruma/firmaya işleme amaçları kapsamında aktarılacak olup, ayrıca ilgili mevzuat gereğince
katılımcı listesi denetim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla Sağlık Bakanlığı ve Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu ile paylaşılacaktır. Bununla birlikte, hukuk işlerinin
takibi ve yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iç denetim faaliyetlerinin yürütülmesi ve yetkili kişi kurum ve
kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla avukatlarımız, danışmanlarımız ve diğer hizmet alınan gerçek veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlarımız ve talep halinde
yetkili
kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilir.
Ticari ileti iznine onay vermeniz halinde, elektronik ticari ileti gönderimi için hizmet alınan sunucuları yurt dışında konumlu hizmet sağlayıcılarına iletişim verileriniz
aktarılabilir.
5. KİŞİSEL VERİLERİNİZ İLE İLGİLİ HAKLARINIZ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesinde sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, SERENAS Uluslararası Turizm Kongre Organizasyon A.Ş. iletişim
kanalları üzerinden usulüne uygun başvuru yaparak iletebilirsiniz. Buna göre, taleplerinizi iletmek için sistemde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden kvk@serenas.com.tr
adresine e-posta gönderebilir, Hilal Mah. Cezayir Cad. No:13 06550 Yıldız, Çankaya/ANKARA adresine iadeli taahhütlü mektup veya noter kanalıyla ulaştırabilirsiniz.